Maqer Advisory
Compliance e modelli organizzativi.
Modello 231, protezione dei dati, canale di segnalazione (whistleblowing) e procedure interne, progettati su un unico impianto di deleghe e controlli.
Due cose che sorprendono
15 dipendenti
Con un modello 231 adottato, il canale di segnalazione diventa obbligatorio anche a questa soglia.
Modello inattuato
Un modello adottato e mai attuato produce, davanti al giudice, lo stesso esito di un modello assente.
Il contesto
Due aziende su tre non sanno se sono in regola.
Il motivo ricorrente è la frammentazione degli adempimenti fra momenti diversi e consulenti diversi.
67%
delle imprese dichiara di non avere certezza sulla propria conformità in materia di dati personali.
78%
considera la compliance un adempimento burocratico.
32%
delle piccole imprese indica le sanzioni come timore prevalente.
Modello, privacy, canale di segnalazione e procedure nascono in momenti diversi e rischiano di non parlarsi tra loro; progettarli insieme tiene coerenti organigramma, nomine e deleghe.
Fonti: Usercentrics 2025 su 600 aziende in quattro Paesi europei; Osservatorio Federprivacy 2023.
Le quattro aree
Poggiano sullo stesso organigramma.
Poggiano sullo stesso organigramma e sullo stesso sistema di deleghe. Per questo vengono progettate insieme.
D.Lgs. 231/2001
Modello 231
Il sistema di regole e controlli che dimostra, davanti al giudice, che l’ente si era organizzato per prevenire quel reato.
Mappatura delle attività a rischio, redazione del modello con parti speciali, codice etico e sistema disciplinare, supporto all’organismo di vigilanza.
Reg. UE 2016/679
Protezione dei dati
Le regole europee sulla raccolta, l’uso e la conservazione dei dati di dipendenti, clienti e fornitori.
Registro dei trattamenti, informative, nomine, misure di sicurezza, procedura per le violazioni, disciplina dei controlli a distanza sui lavoratori.
D.Lgs. 24/2023
Canale di segnalazione (whistleblowing)
Lo strumento con cui lavoratori e collaboratori segnalano un illecito, con garanzia di riservatezza e tutela contro le ritorsioni.
Scelta del canale, redazione della procedura, formazione del gestore, informazioni da esporre in azienda e pubblicare sul sito.
Deleghe e controlli
Procedure e deleghe
Chi decide, entro quali limiti e con quale tracciabilità.
Revisione di procure e limiti di firma, procedure dei processi sensibili, flussi informativi verso gli organi di controllo.
Il percorso
Dal primo incontro alla consegna dei documenti.
I documenti nascono sulla vostra organizzazione e su un unico sistema di deleghe, così le quattro aree non si contraddicono tra loro.
1. Primo incontro
Confronto con chi ha responsabilità sull’organizzazione, sulla documentazione già esistente in azienda.
2. Analisi
Esame di organigramma, procure, contratti e documenti adottati. Consegna di un quadro degli scostamenti, ordinato per priorità.
3. Redazione
I documenti nascono sulla vostra organizzazione e su un unico sistema di deleghe.
4. Formazione
Differenziata per ruolo, con i registri richiesti in sede di ispezione.
5. Presidio
Segnalazione degli aggiornamenti normativi, adeguamento dei documenti, assistenza in caso di ispezione o di gara.
Output
I documenti che restano in azienda.
- Mappatura dei rischi e degli scostamenti
- Modello 231 con parte generale, parti speciali, codice etico e sistema disciplinare
- Regolamento e verbali dell’organismo di vigilanza
- Registro dei trattamenti, informative, nomine, procedura per le violazioni dei dati
- Procedura di segnalazione e informazioni da pubblicare
- Sistema di deleghe e procedure operative
- Piano di formazione obbligatoria relativa alle normative indicate, con i registri delle presenze
Domande frequenti
Le domande che riceviamo.
Abbiamo meno di 50 dipendenti. Ci riguarda?
La protezione dei dati riguarda ogni impresa che tratta dati di dipendenti, clienti o fornitori, a qualunque dimensione. Il modello 231 resta una scelta, che diventa di fatto necessaria per chi lavora con la pubblica amministrazione, per determinati settori o con committenti che lo richiedono in qualifica. Con il modello adottato, il canale di segnalazione diventa dovuto anche con quindici dipendenti.
Disponiamo già di un modello, adottato alcuni anni fa.
La questione è la data dell’ultimo aggiornamento e il grado di applicazione. Un modello adottato e mai attuato produce lo stesso esito processuale di un modello assente. La verifica riguarda l’analisi dei reati presupposto, i verbali dell’organismo di vigilanza e la formazione erogata.
Chi compone l’organismo di vigilanza?
Servono autonomia, indipendenza, professionalità e continuità d’azione. Negli enti di piccole dimensioni il decreto ammette che i compiti restino all’organo dirigente, con un conflitto di interessi. La soluzione più diffusa affianca a un componente interno, che conosce i processi, un componente esterno.
Quali sono i tempi?
Dipendono dal numero di persone, dai processi sensibili e dalla documentazione già disponibile. Vengono indicati dopo il primo incontro, prima di qualunque proposta.
Il primo incontro.
Esame della situazione attuale e individuazione delle priorità. Da lì si definisce il percorso.
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